Giải pháp lưu trữ điện tử

HÀNH LANG PHÁP LÝ

Luật Lưu trữ 01/2011/QH13

Nghị định 01/2013/NĐ-CPquy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ

Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử

Nghị định số 47/2020/NĐ-CP về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ  quan nhà nước

Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu về bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

Thông tư 41/2017/TT-BTTTT quy định về sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử  trong cơ quan nhà nước

TỔNG QUAN HỆ THỐNG

Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử

Soạn thảo nhóm

Kiểm soát phiên bản tài liệu

Kiểm soát tài liệu

Quản lý quy trình nghiệp vụ xử lý tài liệu

Quản lý tài khoản

Tìm kiếm toàn văn tài liệu, tìm kiếm nâng cao

Ký số trên tài liệu

KIẾN TRÚC HỆ THỐNG

Nguồn đầu vào:

Tài liệu giấy => OCR bóc tách nội dung => Biên mục, đưa tài liệu vào lưu trữ

Tài liệu điện tử từ các hệ thống Quản lý tài liệu/ Quản lý văn bản khác => NGSP/LGSP => Đưa tài liệu vào lưu trữ

Các dịch vụ doanh nghiệp:

Lưu trữ tài liệu và khai thác (ECM)

Số hoá nhận dạng tài liệu tiếng Việt (OCR)

Ký số và timestamp

Hạ tầng lưu trữ linh hoạt:

RDBMS/ NoSQL của phần mềm lưu trữ điện tử

Big Data của doanh nghiệp

Cloud Storage doanh nghiệp thuê của AWS, Google, Azure…

Các ứng dụng tích hợp:

Định danh công dân điện tử

Trình ký số văn bản

Nộp tờ khai thuế

Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM)

CRM/ERP

Service Desk

CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG

Hệ thống hoá hồ sơ bằng bộ lọc linh hoạt, khoa học

Phân loại theo loại văn bản

Phân loại theo cơ quan ban hành

Phân loại theo thời gian ban hành, thời han lưu trữ

Phân loại theo độ mật

Phân loại theo lĩnh vực

Phân loại theo đơn vị

Phân loại theo yêu cầu đặc thù

Khả năng khai thác đa dạng

Tìm kiếm nhanh với từ khoá

Tìm kiếm nâng cao

Đánh dấu vị trí các kết quả tìm kiếm khớp

Sắp xếp tài liệu

Truy xuất tài liệu nhanh

Quản lý phiên bản tài liệu

Check in/ Check out

Quản lý lich sử thay đổi theo phiên bản

Thiết lập cấu hình xoá phiên bản cũ hoặc lưu trữ ra khu vực khác

Quản lý quyền trên tài liệu

Gán quyền cho người dùng, nhóm người dùng

Gán quyền trên loại tài liệu, tài liệu, thuộc tính của tài liệu

Quản lý quy trình động

Định nghĩa quy trình mới

Tạo lập các bước trên quy trình

Cấu hình các bước trên quy trình: phân công đối tượng thực hiện, thời gian xử lý, loại công việc…

Phần luồng xử lý: tuần tự, rẽ nhánh…

Thông báo, cảnh báo:

Thông báo công việc được phân công, cảnh báo các nhiệm vụ/ thời hạn quan trọng

Thiết lập luật thông báo, cảnh báo về tài liệu mới, thay đổi trên nội dung tài liệu, phân loại tài liệu…

Giao diện người dùng:

Web app

Mobile appapp

Báo cáo thống kê

Quản trị:

Quản lý kho tài liệu

Quản lý người dùng, nhóm người dùng

Quản lý quyền

Quản lý cấu trúc metadata của các loại tài liệu

Quản lý quy trình

Theo dõi log

Quản lý lịch sao lưu, tối ưu hoá dữ liệu, nhập/ xuất dữ liệuliệu

Tích hợp với hệ sinh thái các ứng dụng liên quan cho doanh nghiệp/ cơ quan